deWaardKramer

Een goede voorbereiding is (nog steeds) nodig voor de werkkostenregeling.

De werkkostenregeling bestaat alweer bijna een jaar. De regeling, geïntroduceerd in het Belastingplan 2010, is bedoeld als vereenvoudiging van de bestaande regels in de loonbelasting voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Op dit moment is de regeling nog niet verplicht. Er is een overgangsregeling die werkgevers de mogelijkheid biedt om tot 2014 gebruik te blijven maken van de oude regels. Van die overgangsperiode is nu dus bijna een jaar verstreken. Dat betekent dat het moment dichterbij komt waarop werkgevers echt over zullen moeten stappen op de werkkostenregeling. Maar ook: minder tijd om de noodzakelijke voorbereidingen voor de overstap te treffen.

Nog even in grote lijnen een overzicht van de werkkostenregeling. In de systematiek van de nieuwe regeling wordt het totaal van de werkkosten op werkgeversniveau beoordeeld. Er wordt niet langer gekeken naar de kosten van individuele werknemers.  Elke werkgever krijgt de mogelijkheid om tot een bepaald bedrag belastingvrij en naar eigen inzicht vergoedingen en verstrekkingen aan zijn personeel te geven. Dit bedrag, de vrije ruimte, wordt berekend per werkgever aan de hand van de totale loonsom van het desbetreffende bedrijf. De vrije ruimte bedraagt 1,4% van de loonsom. Komt de werkgever boven dit bedrag uit, dan is het meerdere belast met 80% eindheffing.

In de werkkostenregeling zijn ook een aantal gerichte vrijstellingen opgenomen. Hierbij gaat het om vergoedingen en verstrekkingen die belastingvrij mogen worden gedaan, maar niet ten laste gaan van de hiervoor genoemde vrije ruimte. Voorbeelden hiervan zijn de vergoeding van zakelijke kilometers (€ 0,19 per kilometer), studiekosten en de kosten van vakliteratuur.

Ook worden een aantal vormen van loon in natura wettelijk op nihil gewaardeerd. Het gaat hierbij om voorzieningen op de werkplek, zoals het verstrekken van koffie of thee, arbo-voorzieningen, maar ook het aan werknemers beschikbaar stellen van een mobiele telefoon of laptop.

Als laatste categorie kent de werkkostenregeling nog de intermediaire kosten. Dit zijn de kosten die de werknemer voor de werkgever maakt en die de werkgever vervolgens aan de werknemer vergoedt. Dit kan bijvoorbeeld een werknemer zijn die kantoorartikelen voor de werkgever aanschaft of uit eten gaat met een zakenrelatie.

Op zich lijkt het bovenstaande redelijk overzichtelijk en eenvoudig, maar in de praktijk zijn er nog voldoende vragen en onduidelijkheden over de toepassing van de nieuwe regels. Niet voor niets heeft de Staatssecretaris eerder dit jaar al een besluit doen uitgaan waarin op een aantal vragen over de werkkostenregeling wordt ingegaan.

Een voorbeeld uit dat besluit is het antwoord op de vraag hoe om te gaan met smartphones. In de praktijk vroeg men zich namelijk af hoe een smartphone moest worden gezien: als mobiele telefoon of als een apparaat vergelijkbaar met een computer. Het belang zit hem in de verschillen in de eisen aan het zakelijk gebruik voor de verschillende apparaten.

Een aan een werknemer ter beschikking gestelde mobiele telefoon mag voor de werkkostenregeling op nihil worden gewaardeerd, mits de telefoon voor tenminste 10% zakelijk wordt gebruikt. Een gemakkelijk haalbaar percentage.

De technische mogelijkheden van een smartphone zijn echter veel groter dan bij een gewone mobiele telefoon. Je kunt er mee bellen, maar ook op internet, e-mailen, Whatsappen, Pingen enzovoorts. Hieruit zou je kunnen afleiden dat de smartphone thuis hoort in dezelfde categorie als een computer of laptop. Dan gelden echter veel strengere eisen voor het zakelijk gebruik om voor nihil waardering in aanmerking te komen. Het zakelijk gebruik moet dan namelijk minimaal 90% zijn.  

De Staatssecretaris beantwoordt deze praktijkvraag met een simpele oplossing: heeft het toestel een scherm van minder dan 7 inch (17,78 cm) dan valt het onder de categorie mobiele telefoon. Bij een groter scherm valt het apparaat in de categorie computer of vergelijkbaar hulpmiddel. Het argument hiervoor is dat volgens de Staatssecretaris op een dergelijk klein schermpje niet langdurig te werken valt. Het antwoord is goed nieuws voor de Blackberry en de iPhone, maar bijvoorbeeld niet voor de iPad. Het scherm van de iPad is namelijk met 9,7 inch net te groot. Het argument dat je met de iPad via Skype ook kunt bellen gaat hier dus geen soelaas bieden.

Het voorbeeld van de smartphone is er maar één in een lange rij van vragen die de praktijk nog heeft over de werkkostenregeling. Juist door de vele vragen hebben in de praktijk veel werkgevers gebruik gemaakt van de overgangsregeling en alles bij het oude gelaten. Daarmee is het probleem echter niet opgelost. Het moment dat de werkkostenregeling voor iedereen geldt, komt steeds dichterbij. Bij sommigen leeft wellicht de gedachte dat de regeling alweer zal zijn geschrapt uit het wetboek voordat de overgangsperiode goed en wel is verstreken. De tekenen vanuit Den Haag wijzen daar echter niet op. Hooguit zal de regeling op een aantal punten nog aangepast worden. Zo zal het percentage van de vrije ruimte bijvoorbeeld wellicht nog iets worden opgehoogd naar 1,5%.

Vanaf 1 januari 2014 moeten alle werkgevers dus over op de werkkostenregeling. U kunt er dan maar beter klaar voor zijn. Het is verstandig om nu reeds te beoordelen wat de werkkostenregeling voor uw organisatie betekent. Zo gelden de nihil waarderingen alleen voor loon in natura en niet voor vergoedingen in geld. Zo wordt koffie op de werkplek op nihil gewaardeerd, maar koffiegeld is belast. Misschien een reden om uw vergoedingensysteem tegen het licht te houden.

Denk ook aan de arbeidsvoorwaarden. Moeten die aangepast worden? Het aanpassen van arbeidsvoorwaarden is geen eenvoudige zaak en kost tijd. Ook de administratie moet aangepakt worden en op de juiste manier ingericht.

Kortom, allemaal zaken waar over nagedacht moet worden en waar actie moet zijn ondernomen voordat de werkkostenregeling echt een feit is. Een goede voorbereiding maakt de overgang straks eenvoudiger. Gelukkig heeft u daar nu nog tijd voor.

                                                            Alex van den Kerkhoff
                                                            deWaardKramer belastingadviseurs
                                                            a.vandenkerkhoff@dewaardkramer.nl