De werknemer en de telefoonkostenvergoeding
Ben zakelijk bezig.
Het Nederlandse bedrijfsleven baalt van de administratieve lasten die hen worden opgelegd door de belastingwetgeving. De laatste maanden is dit weer eens extra duidelijk geworden bij de invoering van de diverse wijzigingen in de loonsfeer waaronder de levensloopregeling. Hoewel de praktijk anders doet vermoeden is de wetgever niet blind voor deze klachten. Al langere tijd is zij bezig te onderzoeken hoe de administratieve rompslomp voor het bedrijfsleven kan worden verminderd. Recent is er weer een rapport verschenen waarin een aantal voorstellen worden gedaan.Eén van die voorstellen ziet op een eenvoudiger regeling voor de vergoeding van telefoonkosten. Wie de huidige regeling bekijkt zal het duidelijk worden dat zo'n vereenvoudiging nodig is.
De huidige regeling begint al met het onderscheid tussen de eerste en de tweede telefoon van een werknemer. De eerste telefoon is meestal de vaste aansluiting van de werknemer thuis, zijn privé-nummer dus. In deze moderne tijd komt het inmiddels vaak genoeg voor dat iemand helemaal geen vaste aansluiting meer heeft en alleen maar mobiel belt. Dan mag die mobiel als eerste telefoon gelden. Van deze eerste telefoon mogen alleen de gesprekskosten worden vergoed. Het abonnement moet de werknemer altijd zelf betalen. Omdat het niet onlogisch is om te veronderstellen dat zo'n aansluiting thuis ook wel eens voor een privé-gesprek zal worden gebruikt, moet er bij het betalen van de vergoeding wel rekening worden gehouden met het privé-element. Dit dient de werkgever te doen door een correctie toe te passen op het loon van de betreffende werknemer in de vorm van een bijtelling voor privé-gebruik. Die bijtelling is vastgesteld op € 272 per jaar of € 22,69 per maand. Als de werknemer de privé-kosten zelf betaalt vermindert dat natuurlijk zijn bijtelling. Dat klinkt nog redelijk overzichtelijk, maar er geldt een beperking. Voor werknemers die meer dan € 454 per jaar privé bellen gelden de hiervoor genoemde vaste bedragen niet. Voor deze personen moet het werkelijke privé-gebruik bij hun loon worden opgeteld. Weliswaar moet de fiscus aantonen dat er sprake is van een dergelijk hoog privé-gebruik, maar dat is een discussie waar niemand in verzeild wil raken. Het is immers vaak al moeilijk genoeg om uw eigen telefoonrekening te begrijpen, laat staan dat u die van uw werknemers moet gaan uitpluizen op de hoeveelheid privé-gesprekken.
Dan is er de tweede telefoon, meestal de mobiel van de werknemer. Deze kosten kunnen wel helemaal belastingvrij worden vergoed. Dit geldt voor zowel de gesprekskosten als het abonnement. Er is ook hier een addertje onder het gras, want de telefoon moet wel voor tenminste 90% aantoonbaar zakelijk worden gebruikt. Voor bedrijven met veel werknemers in de buitendienst die uiteraard allemaal een mobiel van de zaak hebben is het dus belangrijk om het privé-gebruik van die mobieltjes goed te reguleren. Wie wil er immers in een discussie met de fiscus terecht komen? Hoe meer mobieltjes er zijn hoe omvangrijker de bewijslast. Ziet u al die telefoonrekeningen al voor u?
De regeling voor de telefoon kan dus voor aardige hoofdbrekens zorgen. Helemaal spannend wordt het als u uw werknemers op kosten van de zaak wilt laten surfen op het internet. Een onbelaste vergoeding voor de abonnementskosten van een internetverbinding is alleen mogelijk voor werknemers die hun verbinding voor tenminste 90% zakelijk gebruiken.
Werknemers die voor meer dan 10%, maar minder dan 90% zakelijk internetten mogen hun kosten gedeeltelijk vergoed krijgen. Om praktische redenen (welke zouden dat toch kunnen zijn?) mag u er in zo'n geval vanuit gaan dat er sprake is van 50% zakelijk gebruik en kunt u 50% van de kosten vergoeden. Werknemers die minder dan 10% zakelijk internetten hebben geen recht op een vergoeding. Ook hier is natuurlijk de vraag hoe het zakelijk gebruik kan worden aangetoond. Van werknemers die er naast hun baan nog een lucratief handeltje in van internet gedownloade films op na houden, zal duidelijk zijn hoe de verhouding zakelijk-privé ligt als het gaat om hun internetgebruik. Voor andere werknemers zal het moeilijker te bepalen zijn. Veel werkgevers zullen daarom terughoudend zijn met het betalen van een vergoeding. Een discussie met de fiscus ga je op dit punt liever uit de weg.
Gelukkig is er dus hoop. Een groep wijze ambtenaren heeft voorgesteld om de vergoeding van telefoonkosten eenvoudiger te maken. Zo eenvoudig dat alle telefoonkosten in principe voor een belastingvrije vergoeding in aanmerking zullen komen. Alle bestaande eisen en beperkingen komen te vervallen. Er is echter nog geen reden voor te vroeg juichen: er zal namelijk toch nog sprake zijn van één eis en die luidt dat er sprake moet zijn van meer dan bijkomstig zakelijk gebruik. Wat meer dan bijkomstig is zal nog nader worden uitgelegd, maar deze eis zal minder zwaar zijn dan de bestaande eisen.
Het is de bedoeling van de Staatssecretaris om het voorstel samen met de andere voorstellen uit het rapport in de komende maanden aan de Tweede Kamer voor te leggen. Wellicht zullen de vereenvoudigingen dan per 1 januari 2007 in werking kunnen treden. Of het zover komt is nog even afwachten. De ambtenaren hebben namelijk in hun rapport aangegeven dat het invoeren van hun voorstel voor de telefoonkosten alleen al zo´n € 30 miljoen euro gaat kosten. Daarbij hebben ze ook aangegeven dat het mogelijk is dat het gebruik van de regeling zal toenemen als de regels eenvoudiger worden. Dit zal de overheid dan nog meer geld kosten. Of het de wetgever echt zoveel waard is om het leven van de ondernemers makkelijker te maken zullen we dit jaar merken.
Alex van den Kerkhoff
deWaardKramer belastingadviseurs
a.vandenkerkhoff@dewaardkramer.nl
